Alle vragen over stukken en besluitvorming kunnen tot uiterlijk 72 uur vóór aanvang van de ALV schriftelijk of per email worden ingestuurd. Alle vragen moeten door het bestuur in concept van tevoren worden beantwoord en zullen op de website worden geplaatst zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt.
Vragen van Arjan van Donk (Tuin 153):
Op de balans staat de post inventaris bij afsluiting van 2018 op 2451.70 euro en bij afsluiting 2019 op 8910.45 euro (door poort + hekwerk).
In de begroting van 2019 staat een afschrijving van 1525 euro (op 2451.70 euro) gepland. In de begroting van 2020 staat een lagere afschrijving van 950 euro (op een grotere inventaris post van 8910.45 euro) gepland.
Op basis waarvan wordt de post afschrijving vastgesteld en in de begroting opgenomen? Consequent en logisch lijkt: op een hoger bedrag wordt een hogere afschrijving gedaan.
Antwoord:
De boekhouding wordt bijgehouden in het programma E-boekhouden. De aangeschafte inventaris wordt ingevoerd bij vaste activa. Dan wordt aangegeven in hoeveel jaar iets moet worden afgeschreven. Het bedrag wat jaarlijks wordt afgeschreven wordt automatisch berekend. Het bestuur heeft ervoor gekozen om de zeecontainers, transportwagens en het dubbelstaafmat hek in 10 jaar af te schrijven.
| Inventaris/Machines 2018 | € 2451,70 |
| Inventaris/Machines 2017 | € 3.158,61 |
| Afschrijving 2018 | € 706,91- |
Afschrijvingen 2018:
| Zeecontainer | 87,12 |
| Zeecontainer | 119,79 |
| Trekker | 500,00 |
| 706,91 |
In 2018 zijn geen aanschaffingen gedaan.
In de begroting van 2019 staat een afschrijving van € 1525 begroot, omdat de verwachting was dat er grote aanschaffingen gedaan zouden worden. Het was bij het maken van de begroting nog niet exact bekend wat de kosten van het hek en evt. bijkomende kosten zou worden. De werkelijke afschrijving in 2019 kwam uit op € 1090,93.
Afschrijvingen 2019:
| Zeecontainer | 87,12 |
| Zeecontainer | 119,79 |
| Trekker | 488,07 |
| Transportwagen | 132,03 |
| Transportwagen | 132,03 |
| Dubbelstaafmat hek | 131,89 |
| 1090,93 |
Met de aanschaffingen die in 2019 zijn gedaan is dus de waarde van de inventaris € 8910,45
| Inventaris/Machines 2019 | € 8.910,45 |
| Inventaris/Machines 2018 | € 2.451,70 |
| 2 transportwagens | € 3.210,83 |
| 30 meter dubbelstaafmathek | € 4.337,85 |
| Schenking elektronisch schuifhek | € 1,00 |
| Afschrijving 2019 | € 1.090,93- |
In 2020 is de trekker helemaal afgeschreven. Buiten een nieuwe zaagbank stonden er geen grote aanschaffen in de planning. Dus is begroot als afschrijving:
| Tractor | € – |
| Transportwagen | € 151,54 |
| Transportwagen | € 151,54 |
| Dubbelstaafmat hek | € 433,69 |
| Zeecontainer | € 87,12 |
| zeecontainer | € 119,79 |
| € 943,68 |
Berichten/ Notificatie van het in gebreke blijven van de tuinreglementen (sloot ontruimen, overpad schoonhouden etc.) zijn zeer onvriendelijk opgesteld. Als er van uit gegaan wordt dat het tuin lid van goede wil is, zou een eerste verzoek op zijn plaats zijn, bij niet opvolgen mag het tweede krachtiger zijn. Soms is gevraagd onderhoud al gedaan; krijg je eerst die onvriendelijke brief te zien, met aan het eind: als reeds verholpen kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Blijf je toch met een naar gevoel zitten.
De commissie Bouw & Onderhoud is de commissie die de controles betreffende de tuinen namens het bestuur verricht. Er zijn 165 tuinen. Zoals je zult begrijpen, is dat een hele grote klus. Het is een ondoenlijke taak om iedereen persoonlijk aan te spreken. Vandaar de brieven. De brieven zijn opgesteld i.s.m. het AVVN. Dit is nodig, omdat het bestuur regelmatig tegen tuinen aanloopt, die maanden slecht onderhouden worden. Dit willen wij niet op ons complex. Ook voor de aangrenzende tuinen is het heel vervelend. Het betreft de volgende brieven:
- Onderhoud tuin. Er wordt aangekruist welk punten met moet aanpakken en krijgt hiervoor 2 weken de tijd. Indien geen verbetering, dan volgt uitnodiging gesprek
- Uitnodiging gesprek. Hiervan wordt een verslag gemaakt. En met elkaar afgesproken op welke termijn men klaar moet zijn met de aangegeven punten.
- Nogmaals 14 dagen de tijd, indien men dan nog niet klaar is boete van € 25
- 4e en laatste waarschuwing. Aanleggen dossier
- In gebreke stelling
- Opzegging door vereniging.
Wij willen benadrukken dat het doel van het bestuur is om het tuinieren te bevorderen; Niet om lidmaatschappen op te zeggen. Het is echter ook de verplichting van het bestuur om de verenigingsregels te handhaven en de orde op het park te waarborgen.
Bedankt voor het meedenken en je tip. Wij zullen de tekst van de eerste brief nog eens goed bekijken.
Wordt een dergelijke brief trouwens ook naar Lely verzonden om de sloot schoon te houden? Je moet al twee keer per jaar in de sloot staan om planten die vanaf de Lely kant de sloot in groeien te verwijderen, maar je krijgt toch een dergelijke brief dat JIJ in gebreke blijft.
Het is een gegeven dat Lely de sloot alleen in oktober net voor de sloot schouw schoonmaakt. Zij zijn verantwoordelijk voor de helft van de sloot. Wij hebben hier overigens wel meerdere malen met Lely over gecommuniceerd, echter zonder resultaat. Lely hoeft echter niet te voldoen aan onze reglementen. De Vluchtheuvel is verantwoordelijk voor de andere helft van de sloot. Conform artikel 6.3 uit ons Huishoudelijk reglement is ieder tuin lid verplicht:
- De aan zijn tuin grenzende sloot vrij te houden van begroeiing (waterplanten en biezen).
- Drijvend en in de sloot liggend vuil daaruit te verwijderen en af te voeren.
- Geen planken of andere materialen in de sloot te plaatsen die de waterloop kunnen belemmeren,
- De sloot op breedte houden, de kanten kort gemaaid en vrij van obstakels en opslag.
Het is belangrijk dat onze kant van de sloot in ieder geval schoon blijft, zodat het water goed kan blijven stromen. De sloot is tenslotte een belangrijke levensader voor de volkstuin.
Vraag van Wim Schouten (Tuin 185):
Na lezing van het nieuwe reglement (dank aan iedereen die hier tijd aan besteed heeft !!) heb ik maar één vraag:
Hoe gaat het bestuur dit reglement handhaven?
Ondanks dat het reglement dit keer niet in stemming gebracht wordt, willen wij deze vraag toch beantwoorden. De vereniging is van de leden. Het bestuur, de commissies, de vrijwilligers en de overige leden samen maken de vereniging. Het bestuur moet er dus samen met de leden voor zorgen dat de reglementen gehandhaafd worden. Daar heeft iedereen profijt van.
Natuurlijk is het zo dat het de verantwoording van het bestuur is om erop toe te zien dat de reglementen gehandhaafd worden. Daartoe heeft het bestuur hulp van de commissie Bouw & Onderhoud, de werkploeg en vrijwilligers. Maar ook leden zelf kunnen hun steentje bijdragen. Meld het als u iets ziet wat volgens de reglementen ontoelaatbaar is. Lees de reglementen en gedraag je ernaar. Spreek ook elkaar aan, dat helpt zeker ook! Met elkaar maken we een mooiere Vluchtheuvel in alle opzichten!